Unesp inicia implementação do novo sistema da folha de pagamento

Mudança modernizará tecnologia usada na área de RH. Sistema 100% online irá substituir o que era utilizado desde 1989.

A Unesp iniciou na segunda quinzena de julho a implementação de um novo sistema para a folha de pagamento. A mudança surge para resolver problemas de comunicação e integração entre o sistema de dados cadastrais dos servidores da Universidade (SisRH) e o de pagamento, além de modernizar as tecnologias usadas na área de Recursos Humanos e automatizar algumas atividades que antes eram manuais, gerando economia de tempo dos envolvidos no processo. A previsão é que a nova folha de pagamento seja totalmente integrada ao SisRH, no qual está armazenada toda a trajetória funcional dos servidores, ao longo do ano de 2022.

“Devido ao fato de os sistemas não serem integrados, os profissionais de RH de cada unidade da Unesp tinham que informar as alterações todos os meses em uma planilha para a folha de pagamento conseguir calcular a remuneração daquele período. Agora, a equipe de RH somente precisará informar as alterações no SisRH e o novo sistema fará o cálculo do pagamento automaticamente”. explica Lívia Karina de Almeida, responsável pelo Grupo Técnico de Planejamento e Desenvolvimento de Pessoas (GTPDP) da Coordenadoria de Gestão de Pessoas (CGP) da Pró-Reitoria de Planejamento Estratégico e Gestão (Propeg).

O sistema da folha de pagamento era o mesmo desde 1989 e possuía um número mais restrito de códigos que poderiam ser inseridos em sua programação. Além disso, utilizava uma linguagem que não se comunicava com a dos outros sistemas da Universidade que foram criados posteriormente. Com a mudança em curso, a operacionalização da nova folha será 100% online e integrada a todo o “ecossistema digital” da Unesp.

O projeto é resultado de um esforço conjunto entre a CGP, responsável pela folha de pagamento, e a Coordenadoria de Tecnologia da Informação (CTInf), responsável pelos sistemas institucionais da Unesp, entre os quais o SisRH. Coordenador da CTInf, o professor Ney Lemke explica que no sistema antigo muitas operações precisavam de vários dias para serem processadas na folha de pagamento. Agora, o procedimento ocorre em minutos.

“A escala de trabalho poderá ser alterada e deixar para gerar a folha em um momento posterior. Se antes ela precisava ser gerada com vários dias de antecedência, agora, pelo novo sistema, pode ser feita no mesmo dia. Isso traz uma série de vantagens. Caso algum imprevisto ocorra próximo à data final, as alterações podem ser feitas e processadas rapidamente, evitando problemas para a equipe de RH”, detalha Ney Lemke.

A implementação do novo sistema da folha de pagamento foi citada pelo professor Estevão Tomomitsu Kimpara, pró-reitor de Planejamento Estratégico e Gestão na última reunião do Conselho de Administração e Desenvolvimento (Cade), realizada em 11 de agosto.

Implementação por etapas

Por se tratar de uma mudança muito grande em um sistema que possui informações sensíveis acumuladas ao longo de décadas, o processo está sendo feito de forma gradual. O primeiro módulo, que foi ao ar em definitivo em 23 de julho passado, é o da folha de pagamento das férias dos servidores contratados via CLT, os celetistas. A previsão da equipe técnica é de que a totalidade da nova folha de pagamento esteja em vigor em 2022.

“Nós antecipamos a implementação da folha de férias dos celetistas a fim de testar a capacidade do sistema e algumas funcionalidades antes de implementar a folha inteira. A ideia é que toda a folha de pagamento já seja calculada no novo sistema no primeiro semestre de 2022. O que está faltando é adequar alguns dados de cadastro do RH. É como se a folha de férias CLT fosse uma ‘desbravadora’ das capacidades do novo sistema. É uma etapa a mais que achamos necessário rodar neste momento”, conta Elio Hayasida, que atua no desenvolvimento da folha de pagamento da Unesp desde a primeira implementação, em 1989, e faz parte da Equipe de Suporte ao Usuário (ESU) do SisRH.

O projeto do novo sistema começou em 2019 e, ao longo de todo o ano de 2020, foram testadas funcionalidades e a sua viabilidade no sistema web. Tudo em plena pandemia. “No começo de 2021, decidimos começar a implementar somente o sistema de férias e está dando certo. Temos uma grande segurança porque rodamos esse sistema em paralelo desde novembro de 2020 para ter a garantia de que os valores estão de acordo com o sistema antigo, proporcionando aos funcionários a confiabilidade e a integridade necessárias na apuração dos dados”, diz o servidor Elio Hayasida.

Feedback positivo

Na semana anterior ao início da implementação do novo sistema, a Coordenadoria de Gestão de Pessoas realizou um treinamento com os profissionais de RH da Unesp para apresentá-los à novidade. Na ocasião, foram reunidas  para um treinamento as 37 áreas de RH da Universidade, os supervisores e os responsáveis pela folha de pagamento. A abertura do evento foi feita pelo pró-reitor Estevão Tomomitsu Kimpara.

“Elio Hayasida e José Antonio Zattoni, responsáveis diretos pela integração dos sistemas, apresentaram a nova folha e o módulo de férias CLT com suas funcionalidades e forma de operacionalização. A repercussão foi excelente. Ocorreu uma recepção muito positiva entre os servidores que atuam nas áreas de Recursos Humanos. Só nos restou comemorar, pois essa era uma demanda de grande expectativa da comunidade unespiana”, diz Katia Aparecida Biazotti, coordenadora da CGP. “A implementação deste novo sistema é uma grande realização e só foi possível graças ao esforço conjunto de pessoas que acreditaram no projeto e se empenharam com extrema dedicação. Essas pessoas compõem as equipes da CGP, CTInf, ESU, Propeg e gabinete do Reitor. Agradeço a todos em nome da nossa universidade.” conclui Katia.

O pró-reitor de Planejamento Estratégico e Gestão afirma que os resultados já alcançados foram altamente significativos, considerando que a interface do sistema de folha de pagamento entre as coordenadorias de Gestão de Pessoas e de Orçamento, Finanças e Controle Interno reflete diretamente nas áreas de recursos humanos e finanças das unidades universitárias. “Na Propeg, nosso papel é exatamente de aglutinar, de melhorar o acesso ao diálogo. O que prezo como mais importante e determinante para que as coisas andem bem é ter pessoas capacitadas e que saibam colaborar com as outras. O nosso trabalho tem sido nessa direção, de abrir diálogo em todos os segmentos para que todo mundo reconheça o valor daquilo que foi feito e também a importância que o outro tem no processo”, afirma o professor Estevão Tomomitsu Kimpara.